Tin mới Thủ thuật Laptop

5 cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng

Excel là một tiện ích quen thuộc trên laptop đối với dân văn phòng. Ai cũng ghi trong CV là “thông thạo kỹ năng Excel” nhưng mà chắc hẳn nhiều bạn còn chưa biết cách đánh số thứ tự trong Excel đâu nhé! Đừng để sếp thấy bạn gõ từng ô, thay vào đó hãy chuyển qua thao tác tự động nhanh như chớp. Và công việc của bạn sẽ vô cùng đơn giản khi bạn biết đến cách đánh số thứ tự một cách thông minh dưới đây, giúp các “tấm chiếu mới” trở nên pro hơn trên chiếc laptop văn phòng của mình, và biết đâu sếp sẽ ưng mà tăng lương nhé!

Cách đánh số thứ tự trong Excel chi tiết

1. Cách kéo số thứ tự trong Excel

Cách đánh số thứ tự trong Excel dễ nhất là giữ và kéo chuột hết vị trí

Đây là dễ dàng nhất, thay vì cách điền số thứ tự trong Excel truyền thống. Và hầu như phần lớn dân văn phòng, sinh viên đều biết và sử dụng cách này.

Cách làm:

Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu, và gõ số 2 vào ô tiếp theo

Bước 2: Chọn bôi đen cả 2 ô và sau đó rê chuột về góc cuối bên phải

Bước 3: Giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số. Hoàn thành kéo số thứ tự trong excel

2. Cách sử dụng stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Đây là cách mà hầu như dân văn phòng hay nhân viên kế toán hay sử dụng vì. Bởi ưu điểm của nó là có thể nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn.

Cách làm:

Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu

Bước 2: Chọn Fill as Series as Hiện ra bảng phía trên

Bước 3: Ở mục Series in: chọn Columns. Ở mục Stop Value: chọn số bạn muốn kết thúc. Ví dụ: bạn muốn nhập STT từ 1 đến 1000, thì bạn điền Stop value là 1000.

3. Sử dụng hàm Sequence để đánh số trong Excel

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà những người lâu năm, thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng sử dụng. Bởi vì ưu điểm: khi xoá đi 1 hàng thì STT được tự động cập nhật và công thức hàm tương đối đơn giản, dễ nhớ.

Cách làm: Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức "=SEQUENCE(Số lượng hàng cần đánh số)" và Nhấn Enter.

Ví dụ: Ta cần đánh số cho 7 hàng nên sẽ sử dụng công thức "=SEQUENCE(7)".

4. Đánh số bằng cách sử dụng hàm Row()-1

Đây là cách mà những người sử dụng excel lâu năm, thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như kế toán, kế toán trưởng, admin, nhân viên nhập liệu,… sử dụng vì ưu điểm khi xoá đi 1 hàng thì STT được tự động cập nhật theo thứ tự

Cách làm:

Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tai ô bắt đầu. (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên sẽ dùng ROW()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2)

Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

5. Sử dụng hàm Subtotal

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà những “thánh Excel” hay “Excel Professional” thường sử dụng để tăng hiệu quả công việc.

Cách làm:

Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU). Ở đây là SUBTOTAL(3, $B$2:B2)

Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Ưu và nhược điểm của từng cách đánh số thứ tự trong Excel

Với cách kéo số thứ tự trong Excel: Cách thay đổi số thứ tự trong Excel này có ưu điểm là nhanh chóng, đơn giản, dễ dàng trong vài thao tác. Tuy nhiên, Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT không được tự cập nhật. Việc nhập liệu đối với những con số lớn lên đến hàng trăm hay hàng ngàn sẽ khó quản lý hơn.
Với cách đánh số trong Excel sử dụng stop value hay các hàm Sequence hay hàm Row()-1 cũng có những ưu/nhược điểm riêng như:

Sử dụng stop value:

Ưu điểm: nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn

Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT không được tự cập nhật

Sử dụng hàm Sequence

Ưu điểm: Chủ động nhập được số lượng hàng mong muốn và nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn. Ngoài ra, Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm dễ nhớ và dễ thực hiện.

Nhược điểm: Không thể tuỳ chỉnh hay xoá được số thứ tự thủ công từng ô, vì đã mặc định đánh số từ 1 đến số cuối cùng.

Sử dụng hàm Row()-1

Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản nên có thể nhớ được. Ưu tiên sử dụng cách này nhé!

Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay.

Sử dụng hàm Subtotal

Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự cập nhật

Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.

Trên đây là những cách đánh số thứ tự trong Excel mà bạn cần biết để thực hiện công việc được nhanh chóng và thuận lợi nhất. Hy vọng những mẹo vặt trên đã giúp ích được cho bạn.

Xem thêm: