Tin mới Tư vấn mua linh kiện PC Phụ kiện máy tính Thủ thuật Laptop Tin khuyến mại Tin công ty Sửa chữa laptop chuyên nghiệp Tư vấn mua laptop

Google Docs và tất tần tật những thông tin mà bạn không nên bỏ lỡ

Google Docs được biết đến như một công cụ dùng để soạn thảo văn bản hữu ích không thua kém Microsoft Word. Nó cho phép người dùng dễ dàng tạo và chỉnh sửa trực tiếp, chia sẻ rộng rãi với những người khác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng Documents Google này trên điện thoại, laptop/máy tính xách tay hay PC/máy tính để bàn thì không phải ai cũng biết đầy đủ những thông tin hữu ích quanh nó. Cùng tìm hiểu kỹ hơn thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!

Google Docs là gì?

Google Docs là một một trong những công cụ xử lý văn bản online của Google. Công cụ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình chiếu văn bản một cách dễ dàng trên Internet.

Documents Google hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết với máy chủ. Tất cả nội dung khi bạn soạn thảo trên Google Docs sẽ được công cụ tự động lưu lại.

Mỗi tài khoản liên kết với Google Docs sẽ được cung cấp dung lượng lưu trữ và các định dạng dữ liệu sử dụng miễn phí. Mỗi tài khoản Google có 15GB dung lượng miễn phí bao gồm các dữ liệu lưu trong Google Drive và Mail.

Khi soạn thảo trên Google Docs, nội dung bạn soạn thảo sẽ được tự động lưu lại ngay lập tức, đảm bảo bài viết sẽ không bị mất khi mạng gặp vấn đề.

Bên cạnh đó, công cụ Google tài liệu còn hoạt động và hỗ trợ nhiều công cụ xử lý văn bản và trình chiếu như: Document, Spreadsheet, Presentation, Drawing và Form.

Những ưu điểm của Google Docs

- Google Docs là công cụ sử dụng hoàn toàn miễn phí.

- Bên cạnh việc soạn thảo văn bản, Google Docs còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng trực tuyến khác như: Nhập dữ liệu bằng giọng nói, trình chiếu slide, nhận xét và trò truyền trực tiếp trên tài liệu,...

- Công cụ cho phép người dùng tạo tài liệu online và chia sẻ cho nhiều người. Những người dùng này có quyền được xem và chỉnh sửa tài liệu trong cùng một lúc.

- Đặc biệt, Google Docs còn hỗ trợ cho người dùng chỉnh sửa khi không có mạng.

Nhược điểm của Google Docs

- Văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải về máy có thể gặp một vài lỗi về định dạng.

- Có một vài trường hợp khi chèn hình vào trong văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa được tài liệu hoặc thậm chí không dùng được các tính năng khác.

Một số lưu ý khi dùng Google Docs

Vì làm online, bạn cần cài đặt quyền chỉnh sửa trên Google Docs để tránh bị người khác sửa đổi và điều chỉnh tệp của bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý về kết nối mạng, nếu tệp quan trọng bạn nên dùng tính năng cho phép chỉnh sửa khi ngắt kết nối để tránh việc mất dữ liệu.

Cách thức sử dụng Google Docs

Để mở và sử dụng Google Docs, người dùng phải đảm bảo có tài khoản email để đăng nhập.

Bước 1: Truy cập vào Google drive.

Bước 2: Tại góc trên bên phải màn hình bạn nhấn vào biểu tượng chấm nằm cạnh avatar. Sau đó nhấn chọn Tài liệu (Google Docs).

Ngoài ra, bạn có thể mở bằng cách gõ Google Docs trên thanh tìm kiếm của Google.

Cách tạo một tài liệu mới trên Google Docs

Bước 1: Bạn hãy truy cập vào Google Docs

Bước 2: Tiếp đến bạn chọn bắt đầu một tài liệu mới theo từng định dạng mà mình muốn sử dụng

Bước 3: Giao diện tài liệu xuất hiện, tại góc trái trên màn hình bạn hãy nhập tiêu đề và thực hiện các thao tác soạn thảo thông thường.

Những tính năng nổi bật của Google Docs

Nói để nhập liệu trên Google Docs

Đây là công cụ cho phép bạn dùng giọng nói để nhập văn bản, để mở tính năng này: Nhấn chọn Công cụ (Tool), sau đó chọn Nhập liệu bằng giọng nói (Voice Typing).

Bổ sung font chữ trên Google Docs

Trên Google Docs, để sử dụng font chữ khác nhưng chưa có tại đây, bạn chỉ cần thực hiện thao tác:

Bước 1: Nhấn vào font chữ, sau đó chọn Phông chữ khác.

Bước 2: Chọn font chữ thích hợp với nhu cầu sử dụng sau đó nhấn OK.

Nhận xét và trò chuyện trên Google Docs

Để nhận xét và thảo luận một phần, một đoạn trong văn bản của Google Docs, bạn cần:

Bước 1: Bôi đen dòng văn bản đó, sau đó chọn dấu +

Bước 2: Nhập nhận xét, sau đó họn Nhận xét.

Lưu trữ và sao lưu dữ liệu trên Google Docs

Soạn thảo trên Google Docs sẽ cho phép bạn lưu lại tự động khi có sự thay đổi và sao chép dễ dàng, để sao chép tệp, bạn có thể thực hiện tuần tự theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn Tệp, sau đó nhấn Tạo bản sao.

Bước 2: Điền tên. Tiếp tục nhấn chọn Thư mục để chứa bản sao và cuối cùng là nhấn OK.

Chia sẻ dữ liệu trên Google Docs

Một trong những tính năng hữu dụng của Google Docs chính là hỗ trợ cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu với bạn bè hoặc một nhóm người dễ dàng, bạn có thể thực hiện tính năng trên bằng cách:

Bước 1: Chọn Tệp, sau đó nhấn Chia sẻ.

Bước 2: Chọn Thay đổi.

Bước 3: Chọn quyền chia sẻ phù hợp cho người nhận phù hợp.

Bước 4: Nhập Gmail bạn muốn chia sẻ, sau đó nhập lời nhắn và cuối cùng là chọn Gửi.

Ngoài ra, Google Docs còn cung cấp hàng loạt tính năng hữu ích khác như: chế độ làm việc ngoại tuyến khi bạn không có mạng, Xem lại lịch sử hoạt động và khôi phục lại phiên bản cũ hơn nếu muốn,...

Như vậy, bài viết trên đây đã giới thiệu cho bạn những thông tin hữu ích về công cụ Google Docs cũng như hướng dẫn dùng tiết nhất. Hãy tham khảo để thực hiện, từ đó có thể sử dụng công cụ nhuần nhuyễn hơn và giúp ích hơn trong công việc của mình. Chúc bạn thành công nhé!

Xem thêm: